保护员工电子邮件隐私：意大利数据保护机构近期罚款的...

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意大利数据保护局（Garante）最近对一家公司处以 80,000 欧元的巨额罚款，原因是该公司对销售代理的电子邮件数据处理不当，这再次凸显了管理员工数据的挑战性和复杂性，尤其是在需要访问员工电子邮件时。

问题出现的原因在于该公司将代理人的电子邮件和访问日志的备份用于诉讼目的，Garante 认为这种做法违反了 GDPR 所要求的数据最小化、比例和透明度原则。

数据保留过多
在雇佣关系结束后的三年内，该公司保留了代理人个人电子邮件收件箱的内容。 GDPR 要求仅在特定合法目的所需的时间内保留数据。在本案中，Garante 认为，这个保留期限是不合理的，没有明确的、合法的目的，也没有遵守程序。这一立场与 Garante 2024 年 6 月关于员工电子邮件元数据保留的指南相一致，该指南对此类做法设定了限制。如需深入了解，请参阅我们的博客文章。

当涉及数据保留时，特别是与工作相关的信息，平衡安全需求和员工隐私至关重要。在没有正当理由的情况下存储大量长期员工的电子邮件，意大利商业传真列表 或将其用于诉讼等不相关的场合，可能会导致严重的合规问题。

员工隐私政策的透明度
该公司的隐私政策缺乏有关电子邮件备份、保留期限和潜在访问情况的具体指导。根据 GDPR，透明度是根本；必须告知员工是否、何时以及最重要的是为什么他们的工作数据可能被监控、为什么存储这些数据以及将保留多长时间。明确的隐私政策应解释数据处理实践、访问和监控条件以及保留时间范围，以建立信任并降低法律风险。

未经授权监控和使用电子邮件数据
该公司使用外部软件备份和访问员工电子邮件，从而可以对员工活动进行详细监控，甚至超出雇佣期。 Garante 表示，这种做法有可能违反意大利《劳动法》（第 300/1970 号法律第 4 条），该法已通过意大利《数据保护法》第 114 条纳入 GDPR。该法律将员工监控限制在特定的合法目的，并要求使用监控工具时获得工会同意或劳动监察局的授权。

Garante 强调，系统地保留电子邮件内容和访问日志进行监控，特别是在没有适当通知、法律依据或所需授权的情况下，构成一种非法员工控制形式。对于公司而言，此案例凸显了确保所有监控实践都有明确理由、遵守隐私原则并对员工透明的必要性。

结论
根据 Garante 的调查结果，该机构还澄清说，出于司法目的访问电子邮件数据仅适用于活跃的、明确的争议，而不是像本案一样适用于推测性或未定义的法律利益。除了罚款外，当局还下令禁止使用备份软件进一步处理数据。

本案例强调了聘请数据保护官 (DPO) 或隐私顾问来帮助解决员工数据权利的复杂性的重要性。正确管理电子邮件数据不仅仅关系到业务的连续性；它需要采取战略性的方法进行合法处理。 DPO 可以帮助建立比例数据保留策略、定义访问参数并确保遵守 GDPR 的透明度和比例标准。

在 DPO 的指导下，公司可以制定既尊重员工隐私又尊重组织需求的政策。全面、明确的政策培育了安全、透明的数据文化，优先考虑合规性、责任感和信任。